Communicatie

Crisiscommunicatieteam Neder-Betuwe

Update 23 november 2020: De communicatieadviseurs trainen met regelmaat crisissituaties en hebben de daarbij behorende draaiboeken binnen handbereik. Sinds de opschaling naar Grip 4* maken zij deel uit van het crisisteam corona Neder-Betuwe (NB) dat startte op 9 maart 2020. Aan het begin van diezelfde week kwam de verbinding tot stand met het crisiscommunicatieteam Veiligheidsregio Gelderland Zuid (VRGZ). Een digitale training en toegang volgde voor het Landelijke Crisis- en Managementsysteem (LCMS). Sindsdien is dat systeem een belangrijke bron - uiteraard met name het onderdeel crisiscommunicatie -  voor communicatieteam Neder-Betuwe. Dat is ook zo met de groepsapp van Crisisteamcommunicatie VRGZ waarvan het team deel uitmaakt. Voeding ontvangt het team eveneens via de digitale nieuwsbrief van het Nationaal Kernteam Crisiscommunicatie Covid-19 van het Ministerie van Justitie en Veiligheid.

Communicatieaanpak

Elke dag – ook in het weekend en ’s avonds – volgen wij op de voet de regionale communicatieaanpak en –berichten zodat de boodschap regionaal (en uiteraard zo veel als mogelijk landelijk) eenduidig wordt uitgedragen. Daarin elke dag: welke maatregelen; waarom; wat zijn knelpunten; hoe hierop te reageren, focus per dag (de eerste maanden waren dat er meerdere per dag). De communicatie is gericht op handelingsperspectief en steeds gericht op eigen verantwoordelijkheid, helpen van anderen waar dat kan, en het ontlasten van de zorgketen. Met de maatregelen die daarbij behoren wat betreft gedrag. Herhaling is belangrijk en geeft een krachtig signaal voor bereiken van het doel. Indien nodig en gewenst passen wij de boodschap aan aan de gemeentelijke situatie. Met regelmaat richten wij ons op de specifieke doelgroepen.

Bronnen

Communicatieteam NB volgt de besluiten /adviezen van:

  • Veiligheidsregio Gelderland-Zuid via LCMS, Whatsappgroep GLZ Actieteams communicatie (24/7)
  • de burgemeester als hoofd openbare orde en veiligheid in Neder-Betuwe
  • het hoofd van het crisisteam Neder-Betuwe (gemeentesecretaris)
  • het college van burgemeester en wethouders
  • de Ambtenaar Openbare Veiligheid (AOV)
  • de interne organisatie

Websites:

  • Ministeries, Rijksoverheid, VRGZ, GGD Gelderland-Zuid, RIVM, Politie (handhaving), diverse buurgemeenten, lokale websites zoals Welzijn Rivierstroom, Mozaïek (jongeren).

Nieuwsbrieven:

  • Nationaal Kernteam Crisiscommunicatie Covid-19 van het Ministerie van Justitie en Veiligheid

Beeldmaterialen (visuals/toolkit):

Omgevingsbeeld per dag

Vanaf 12 augustus rapporteren wij driemaal per week het 'Omgevingsbeeld' (zie verder hierna). Uiteraard eerder als daartoe aanleiding is.

Tot en met 31 mei:
Elke avond – zeven dagen per week - rapporteert crisiscommunicatie NB het omgevingsbeeld Neder-Betuwe aan het crisiscommunicatieteam VRGZ. Dit beeld vormen wij door monitoring van reacties op sociale media, wat de kranten schrijven, welke telefoontjes, mail of post er binnenkomen en over andere gevoelens die er spelen in de samenleving. Het crisiscommunicatieteam VRGZ maakt van de 14 omgevingsbeelden (van de aangesloten gemeenten Regio Gelderland-Zuid) het dagelijkse omgevingsbeeld van de regio en stelt daaruit de focuspunten op voor de volgende dag. Crisiscommunicatie NB wacht elke ochtend via LCMS deze punten weer op om ermee aan de slag te gaan.

Update 23 november 2020:
Per 1 juni:
Drie keer per week of zo nodig vaker rapporteren wij het omgevingsbeeld naar het crisiscommunicatieteam VRGZ; dit ter voorbereiding op de vergadering van het Regionaal Operationeel Team.

Drie pijlers hoofdtaken

Communicatie NB werkt doorlopend aan campagnes en interactieve communicatie door middel van het brengen van boodschappen (focus) en de beantwoording van vragen via de website, gemeentepagina, telefoon, e-mail en de sociale-mediakanalen. Het gaat om:

  1. informatie voor inwoners en anderen en ondernemers in de situatie rondom corona
  2. informatie voor inwoners over de wijze waarop de dienstverlening al dan niet kan doorgaan
  3. informatie van en voor de medewerkers van de gemeente (is de basis voor a en b)

Communicatiemiddelen

De volgende communicatiekanalen gebruiken wij:

Intern

Intranet

  • Via een aparte omgeving voor algemene informatie (specifieke komen via andere kanalen bij de afdelingen) over corona-gerelateerde zaken brengen wij de medewerkers intern op de hoogte. Dit gebeurt via updates. In het begin enkele malen per week, nu doorgaans een- of tweemaal per week, al naar gelang de situatie en de informatiestroom.
  • De onderwerpen rubriceren wij vervolgens onder: Thuiswerken / Privacy / Hoe de dienstverlening kan doorgaan / Maatregelen / Arbeidsvoorwaarden / Link naar de informatie over corona op onze eigen site.

Extern

Website

De spil van de informatie rondom coronazaken – zowel intern als extern is www.nederbetuwe.nl.

Informatie corona voor inwoners en ondernemers.

Direct na het bekend worden van de eerste besmetting in Neder-Betuwe is een aparte omgeving ingericht voor ‘Informatie corona, voor inwoners en ondernemers’ en met een herkenbaar logo op de homepage.

Ieder bericht over dit onderwerp plaatsen wij bij ‘Nieuwsberichten’ (in de reguliere rubriek) en onder dit logo in de diverse rubrieken: Dienstverlening gemeente en Kernpunten / Landelijke maatregelen / Het coronavirus eenvoudig uitgelegd / Berichtgeving college / Gezondheid / Ondernemers en sportclubs / Nieuwsberichten / Belangrijke websites / Noodverordeningen. Het betreft steeds tekst en vaak met afbeelding zoals posters, foto’s of ander eigen of door de VRGZ aangereikt beeldmateriaal.

Sociale media

De volgende sociale mediakanalen zijn ingezet:

Communicatie NB is al enkele jaren actief op sociale media. Dit is fors geïntensiveerd sinds de coronacrisis vanaf eind februari. Op deze kanalen posten we strategisch op basis van de focuspunten en richtlijnen; dit gebeurt doorlopend en ook in de weekenden (berichten vanuit crisisteam VRGZ en de berichten vanuit de eigen gemeente). Ook delen wij berichten van VRGZ, GGD en andere relevante organisaties. Deze sociale kanalen monitoren wij permanent.

Ook op het gebied van sociale media is de strategie van de VRGZ en dus ook van Communicatie NB: het geven van handelingsperspectief bij de maatregelen die op dat moment gelden: nemen van eigen verantwoordelijkheid, het helpen van anderen waar dat kan en het ontlasten van de zorgketen. Hierbij volgen wij steeds de landelijke aanpak of die van de regio. Met de hoofdboodschap: Alleen samen krijgen we corona onder controle. Deze intensieve en activerende communicatie – eenduidig en duidelijk - draagt bij aan betekenisgeving.

Webcare

Goede initiatieven vanuit de inwoners en bedrijven in verband met de maatregelen rondom corona worden geliked en doorlopend gemonitord. Bij vragen via sociale media zoeken wij (intern en in samenspraak) naar de antwoorden en koppelen deze terug. Deze antwoorden dienen uiteraard zorgvuldig en juist te worden geformuleerd, conform de officiële informatie van de Rijksoverheid, VRGZ, GGD en gemeente Neder-Betuwe zodat er eenduidige informatie naar buiten gaat en op de juiste manier wordt geanticipeerd op reacties.

De reacties zijn feitelijk, geven informatie met een toon die empathisch is en zo mogelijk – waar dat kan – met een positieve insteek. Discussies voeren we niet via deze kanalen; zo nodig nemen wij persoonlijk contact op.

Wij volgen de diverse Facebookpagina’s van VRGZ, GGD Gelderland-Zuid, RIVM, Politie (in verband met handhaving), diverse buurgemeenten, lokale websites zoals Welzijn Rivierstroom, Mozaïek (jongeren) en

van lokale ondernemers en instellingen om mooie initiatieven te delen en te liken. 

Keuze communicatiemiddel

De berichten over corona zijn gericht op een breed publiek. Maar regelmatig passen wij de boodschap en het communicatiekanaal aan de specifieke doelgroepen aan. Ook vindt regelmatig doorvertaling plaats naar de situatie in Neder-Betuwe, naar de eigen doelgroepen en achterbannen.

Focuspunten per dag: naar aanleiding van het omgevingsbeeld van VRGZ en de focuspunten zetten we de communicatie voor die dag in op de diverse kanalen.

Adviserende rol

Communicatie NB adviseert en faciliteert de burgemeester (burgervaderrol) en ook burgemeester en wethouders op het gebied van diverse berichten met de juiste toon en boodschap in teksten voor de diverse (sociale media) kanalen, video’s, inclusief posts voor persoonlijke Facebookpagina’s, LinkedIn en Twitter van collegeleden.

Video’s

Selectief kiezen wij voor het opnemen van video’s om bepaalde doelgroepen op een specifieke manier te bereiken. Dit is onder meer gedaan rond Pasen (drukte in winkelgebieden, afstand houden), richting jongeren, over afstand houden en vaak handen wassen, over kerkgang. Langere video’s zijn gemaakt in verband met en over de herdenking 75 jaar vrijheid die alleen met een minimaal aantal personen doorgang kon vinden op 4 mei.

Eind mei zijn video's gemaakt over: De correspondentie van kinderen met de burgemeester. |  De nieuwe fase - er mag meer maar blijf wel opletten.  |  Oproep Jongerenraad om met ideeën te komen voor de toekomst (het nieuwe normaal in de anderhalve-metersamenleving).

Er zijn inmiddels vijf video’s (update 15 juni) gemaakt met en voor ondernemers in samenwerking met de Ondernemersvereniging Neder-Betuwe. Dit, om de ondernemers te faciliteren bij het zoeken van steun in de coronacrisis. De films zijn te volgen via de sociale-mediakanalen en uiteraard monitoren wij het geheel.

Gemeentepagina

Omdat niet iedereen even actief is of wil zijn op sociale media of regelmatig de websites van gemeente of Rijksoverheid bezoekt, berichten wij elke week redelijk uitvoerig over de maatregelen rondom corona en de wijze waarop de gemeente en de Kernpunten voor de inwoners bereikbaar zijn. Ook steekt de burgemeester vanuit zijn burgervaderrol de inwoners via berichten een hart onder de riem en leeft mee met degenen die ziek zijn en met mensen die door deze ziekte een dierbare hebben verloren.

De wethouders schreven in april en mei beurtelings een column over onderwerpen uit hun portefeuille en dat in relatie tot corona. Deze berichten plaatsten wij op de website en de sociale media. Elke week verschijnt er een column/blog van de burgemeester op de gemeentepagina en op sociale media.

Met regelmaat nemen wij berichten op – met verwijzing naar uitgebreidere informatie via telefoonnummers contactpersonen of op websites -  van organisaties als Welzijn Rivierstroom, Mozaïek Jongerenwerk, Mantelzorgplatform. De specifieke berichten op de gemeentepagina rondom corona startten wij met een kwart pagina (extra) op 11 maart. De weken daarna breidde zich dat uit met een halve, daarna viermaal twee en driemaal één pagina over dit onderwerp (naast de algemene berichtgeving). Deze informatie is eveneens geplaatst op de website en sociale-mediakanalen.

Al naar gelang de gewijzigde maatregelen plaatsen wij extra informatie op de gemeentepagina in het huis-aan-huisblad. Deze informatie staat ook op onze website en socialemediakanalen.

Neder-Betuwe Magazine

Uitgave ‘Een vreemd voorjaar’
Begin april, net voor Pasen, is een special uitgegeven van het Neder-Betuwe Magazine. Daarin een Paasgroet van de burgemeester en zijn vrouw aan de inwoners in deze moeilijke tijd. Ook met informatie over de maatregelen: afstand houden, handen wassen, thuis blijven bij klachten en geen handen geven. Dit is ook beeldend met tekeningen en eenvoudigere teksten weergegeven voor inwoners die iets minder hebben met taal. Voor mensen met een migratieachtergrond zijn pagina’s opgenomen met teksten in het Pools, Arabisch, Engels en Turks.

Deze uitgave vermeldt eveneens hoe de dienstverlening is geregeld van de gemeente en de ‘Kernpunten welzijn wonen werk zorg’. Verder met bereikbaarheidsberichten van Welzijn Rivierstroom, Mozaïek (jongeren), Mantelzorglijn, Buurtbemiddeling, Veilig Thuis, GGZ, ouderen-hulplijnen.

Ook het bericht met openingstijden van Avri over het extra geopende brengstation voor groenafval in Opheusden in verband met de grote toestroom elders. De achterzijde van dit Neder-Betuwe Magazine (zónder advertenties) is gewijd aan de oproep om bij plaatselijke ondernemers te kopen. Bij het maken van deze special is erop gelet dat de geplaatste informatie langer bruikbaar is. Tot op heden (medio mei) is dat nog steeds het geval. Er is op diverse pagina’s verwezen naar de website en sociale media  van de gemeente voor laatste stand van zaken.

Uitgave ’75 jaar Vrijheid’
Eind april is een tweede Neder-Betuwe Magazine uitgegeven, gewijd aan herdenken en vieren van 75 jaar vrijheid. Ook dit magazine is zonder advertenties. Deze uitgave was niet gepland maar kwam in de plaats van de fysieke bijeenkomsten en feesten die gepland stonden. Sinds januari 2019 was maandelijks – en vanaf januari 2020 meermalen per maand – de werkgroep ’75 jaar bevrijding’ actief met daarin vertegenwoordigers van de Oranjeverenigingen en Comités 4/5 mei uit de zes dorpen, aangevuld met een aantal inwoners en met vertegenwoordigers van de gemeente.

Het eerste project is afgerond met de onthulling op 20 september 2019 (75 jaar na Market Garden) van het gedenkteken ‘Vliegers in het Vuur’. Daarna volgden de presentatie van het boek over verzetsstrijder Johannes van Zanten uit Kesteren en drie verhalenavonden. De vierde – in april in Dodewaard – moest worden geannuleerd. Evenals het vijfjaarlijkse bogenfeest in Dodewaard, broodjesdropping en feest voor kinderen en gezinnen langs de Waal (Tour de Waal), vrijheidsmaaltijden, een crossingroute en een project over vrijheid en vluchtelingen in de gemeente. Het tijdelijke museum over WOII zou 13 maart worden geopend door de burgemeester maar moest de dag ervoor door het ingaan van de maatregelen worden geannuleerd. In plaats van dit alles verscheen dit bijzondere Vrijheidsnummer met onder meer bijdragen van alle Comités uit de dorpen.

In de tweede week van juli kwam een Neder-Betuwe Magazine uit, de tweede reguliere (conform contract met uitgever) en in totaal de vierde van 2020 (tweemaal in eigen beheer uitgegeven). In dit julinummer 5 pagina’s met korte interviews met inwoners die vertellen over hun ervaringen in tijden van corona.

Update 23 november 2020: In de laatste week van september kwam een Neder-Betuwe Magazine uit, de derde reguliere uitgave en in totaal de vijfde van 2020 (tweemaal in eigen beheer uitgegeven). In dit septembernummer aandacht voor corona in het voorwoord van de burgemeester. Ook vierenhalve pagina met tekst en afbeeldingen voor ‘thuis bewegen’ (met name voor ouderen) in deze bijzondere tijden.

Gids voor hulp en steun bij thuisquarantaine

Update 23 november 2020: Met regelmaat attenderen wij via onze communicatiekanalen op de ‘Gids voor hulp en steun bij thuisquarantaine’ die digitaal beschikbaar is via www.rijksoverheid.nl/quarantaine.

E-mailverkeer, reacties op sociale media en brieven

Vragen en verzoeken van inwoners en ondernemers beantwoorden wij via telefoonverkeer, privéberichten op Facebook en Instragram en reacties op de tijdlijn van Facebook, e-mails en brieven. Doorgaans verloopt deze communicatie in samenspraak met of via de afdelingen.

Bijeenkomst en brieven kerken

Kort voor de intelligente lockdown is door de burgemeester en de AOV’er gesproken met vertegenwoordigers van de kerkenraden van de kerkelijke gemeenten over de wijze waarop kerkgang doorgang zou kunnen vinden. Hierover zijn ook brieven gestuurd. Hoewel diensten met inachtneming van de geldende maatregelen tot 30 personen doorgang mogen vinden, is door de burgemeester gevraagd om in verband met de situatie de diensten uitsluitend via livestream te houden. Aan deze oproep is gehoor gegeven.

Op 15 mei is een brief uitgegaan met advies burgemeester om, met inachtneming van de maatregelen, per 1 juni kerkdiensten met maximaal 30 personen te houden en onder dezelfde voorwaarden per 1 juli met maximaal 100 personen. Met de uitdrukkelijke toevoeging 'Als het kan'.

Op 26 juni stuurde de burgemeester een brief naar alle kerkenraden in gemeente Neder-Betuwe met daarin de dank voor de prettige manier waarop in de afgelopen maanden de kerken en de gemeente samen zijn opgetrokken. Zorgen werden gedeeld en samen is gezocht naar wat goede besluiten leken rondom de bescherming van onze mensen. Ook is benoemd dat het fijn is dat met inachtneming van de belangrijke voorzorgsmaatregelen er ook in de kerk weer meer mogelijk is.
Tevens de dank aan de mensen van de kerk die in de afgelopen maanden zorgden voor het klokluiden op de woensdagavond van 19:00 tot 19:15 uur als teken van bemoediging, hoop en troost.

Update 23 november 2020: Op 19 september stuurde de burgemeester een brief naar alle kerkenraden in gemeente Neder-Betuwe met het verzoek om kerkgangers te attenderen op aankomst en vertrek bij kerk: niet bij elkaar staan bij aankomst en vertrek maar direct naar het kerkgebouw en na de dienst weer direct naar elders.

Op 30 september ging een brief uit van de burgemeester naar alle kerkenraden in Neder-Betuwe met aandacht voor de coronamaatregelen en pastorale zorg (terughoudendheid) en terughoudendheid wat betreft de samenzang.

Op 8 oktober verzond de burgemeester een brief naar alle kerkenraden in de gemeente Neder-Betuwe met aandacht voor het bezoekersaantal – om navolging te geven aan het verzoek van de Minister van Veiligheid en Justitie van 5 oktober 2020: ‘voorlopig samenkomsten met maximaal 30 personen en afzien van de samenzang’.

Brieven aan ouderen

Inwoners van 75 jaar en ouder ontvingen eind april een persoonlijke brief van de burgemeester waarin hij hen moed inspreekt, sterkte wenst en ook telefoonnummers aanreikt voor het geval er een luisterend oor nodig is of er zorgvragen zijn.

Bericht kinderen en retourpost

Eind april vroeg de burgemeester via facebook, gemeentepagina en het Neder-Betuwe Magazine aan kinderen hoe zij deze bijzondere periode ervaren en of zij hem daarover willen schrijven. Een gestage poststroom werd zijn deel. Elk kind ontvangt van de burgemeester een dagboekje met pen en een briefje terug. Bestuurssecretariaat en facilitaire zaken zorgen hiervoor. Communicatie NB zorgt voor plaatsing foto’s en teksten van de kinderen (tenzij zij dat niet willen) op de website van de gemeente.

Sinterklaas

Update 23 november 2020: De burgemeester heeft op verzoek van Sinterklaas via het Sinterklaasjournaal laten weten dat hij tekeningen van kinderen graag in ontvangst neemt en ervoor zal zorgen dat Sinterklaas al die tekeningen ontvangt.

Communicatie in de volgende fase

Voorzitter Bruls van Veiligheidsregio Gelderland-Zuid gaf na de eerste serie van versoepelingsmaatregelen aan dat de verantwoordelijkheid voor veilig gedrag meer en meer bij de burger ligt. Het betekent nog meer maatwerk voor de gemeente en met - citaat heer Bruls-  “communicatie als enige wapen”. Naarmate de situatie verbetert zal dit steeds meer opgeld doen om mede weer verslechtering van de situatie proberen te voorkomen. Aanspreken op verantwoordelijkheid, herhaling van de regels, oog hebben voor wat leeft binnen de diverse doelgroepen en daarop inspelen, het betekent onder meer voor team communicatie dat van afschaling geen sprake is.

Risico's

Omschrijving Risico Termijn Gevolg voor gemeente Impact financieel

Projecten en plannen gaan door, ondanks de coronacrisis

Te hoge werkdruk

Doorlopend

 

Extra uren inzet communicatie-adviseurs

Alternatieven voor raadpleging inwoners en bedrijven

 

Door de noodzakelijke veiligheids- en isolatiemaatregelen als gevolg van COVID-19 kunnen fysieke bewoners- en stakeholdersbijeenkomsten niet plaatsvinden of gebeuren deze in andere vorm

Doorlopend

Geen optimale raadpleging

Extra kosten voor inzet video’s en online meetings

Beïnvloeding gedrag via sociale media en webcare vergt veel tijd

Hoge werkdruk

Doorlopend

 

Extra uren inzet communicatie-adviseurs

Volgende fase vraagt extra  aandacht van en voor communicatie

Te hoge werkdruk

Doorlopend

 

Extra uren of uitbreiding inzet communicatie

Naast inzet van de  digitale kanalen zijn ook de schriftelijke kanalen van belang

Niet iedereen zoekt actief naar informatie op websites en sociale media. Dat geldt ook voor mensen die wel gebruik maken van digitale kanalen.

Extra aandacht is nodig voor minder taalvaardigen en mensen met een migratieachtergrond

Doorlopend

Minder bereik van de boodschap

Extra kosten voor gemeentepagina en flyers ca

 

 

*GRIP staat voor Gecoördineerde Regionale Incidentbestrijdings Procedure door de betrokken hulpdiensten. Het nummer staat voor de mate van ernst van de crisissituatie. Doel is multidisciplinaire afstemming bij grotere incidenten waarbij meer middelen en bestuurslagen zijn betrokken. Bij Grip 4 overstijgt het effectgebied van de ramp de grenzen van de gemeente of van de veiligheidsregio of provincie. De binnen de Veiligheidsregio aangewezen burgemeester is vervolgens coördinerend bestuurder en laat zich ondersteunen door een Regionaal Beleids Team (RBT) met daarin functionarissen van de verschillende hulpdiensten.